فوضى المكاتب

ما زال الباحثون في مجال الإدارة يعيرون أهمية كبيرة لترتيب المكاتب كجزء من بيئة العمل الفعالة، وهذا الاهتمام يأتي بإيمانهم وفهمهم لأثر البيئة المادية كالمكاتب وغيرها على الأداء البشري والإنتاجية. يساعد الترتيب والتنظيم في تقليل العوائق التي قد تؤثر على تدفق العمل وعلى نفسية العاملين. ففي الإدارة اليابانية مثلا يستخدم نموذج 5S وهو إطار يستخدم لتحسين كفاءة العمل، ويتضمن خمس خطوات: الفرز، التنظيم، التنظيف، التوحيد، الالتزام. وهذا المبدأ يعكس أهمية الترتيب والنظافة في تحقيق بيئة عمل منظمة ومنتجة. فإذا كنت تعاني من أنك لا تعثر على أي ورقة خلال دقيقة واحدة وتظل تبحث عنها مدة طويلة، أو أنك تحتفظ بأوراق دون استعمالها، وأن مكتبك عليه أوراق وأشياء وأدوات غير مهمة، فاعلم أنك تعاني من الفوضى وعدم النظام. ولكن، الأمور بسيطة، وهي قيامك ببعض الخطوات البسيطة والفعالة بشكل دوري، والتي ستجعلك أكثر إنتاجية، وأكثر تركيزًا وإبداعًا، وأقل توترًا. فعليك أولًا القيام بفرز أوراقك إلى ثلاث مجموعات: مجموعة؛ تضم الأوراق المهمة التي يجب أرشفتها والاحتفاظ بها، ويمكن أن تقوم كذلك بأرشفتها إلكترونيًا، والمجموعة الثانية، وهي الأوراق الأقل أهمية والتي يتم الاحتفاظ بها بشكل مؤقت، أما المجموعة الأخيرة، فهي الأوراق التي يجب التخلص منها نهائيًا. أما بالنسبة للأدوات المكتبية فتخلص من الأقلام الفارغة، ضع الممحاة في مكانها، أجعل على المكتب الأوراق والكتب التي تحتاجها فقط. استخدم الأجهزة التي تستعملها، فلا داعي من وجود أكثر من جهاز. والوقت كالذهب إن لم تدركه ذهب. فاجعل لمهامك اليومية وأنشطتك جدولًا، ويمكنك أن تستخدم تقويمًا لتحديد المواعيد والمهام المهمة، أو يمكنك أن تستخدم تطبيقًا إلكترونيًا، فالتطبيقات الحديثة جعلت الحياة أكثر سهولة في تنظيمها.. فقم بتنظيم الملفات الموجودة به تنظيمًا منطقيًا، وأجعل لكل ملف رقمًا أو اسمًا وضع كل ورقة في الملف الخاص بها، ولا تنس تنظيف المكتب بشكل يومي. فمما لا شك فيه أن مكان العمل المنظم ليس مجرد مسألة جمالية، وإنما هو انعكاس لعقلية منظمة وشخصية مهنية وأعلم أن الكثير منا وأنا منهم ما زلنا نعاني ونجتهد في هذا الأمر. فكن على تنظيم أمرك حريصًا، وقل وداعًا للوقت الضائع.