المدير المفوض بالتوقيع.. الأهمية والخطورة

المفوض بالتوقيع هو الشخص الذي تم منحه دور السلطة القانونية لتوقيع المستندات نيابة عن الشركة أو المؤسسة، ويعد هذا الدور أمراً بالغ الأهمية لأنه يضمن أن هذه المستندات المهمة، مثل العقود والاتفاقيات والمعاملات المالية والشيكات ونحوها، ملزمة قانوناً وتمثل نوايا الشركة وصادرة عنها، ويعتبر المفوضون بالتوقيع هم ممثلون رسميون للشركة. إن مسؤوليات المفوض بالتوقيع تختلف حسب طبيعة وحجم الشركة، وبشكل عام يكون واجبهم الأساسي هو مراجعة وتوقيع المستندات التي تتطلب موافقتهم، وضمان الامتثال الأكمل للوائح القانونية والسياسات المتبعة في الشركة، وقد يكونون مسؤولين أيضاً عن الإشراف على تنفيذ العقود، والتحقق من صحة المستندات المهمة، والاحتفاظ بسجلات جميع الاتفاقيات الموقعة، علاوةً على ذلك، غالباً ما يلعب المفوضون بالتوقيع دوراً حاسماً في المعاملات المالية، والموافقة على المدفوعات، والسماح بحركة الأموال وباقي الأنشطة المتعددة للشركة. إن دور الموقّع المعتمد له آثار قانونية لا ينبغي الاستخفاف بها. عندما يوقع أحد المفوضين بالتوقيع على وثيقة، تصبح ملزمة قانوناً للشركة. ولذلك، فمن الأهمية بمكان بالنسبة للأفراد الذين يشغلون هذا المنصب أن يمارسوا العناية الواجبة وأن يفهموا بشكل كامل محتوى وآثار الوثائق التي يوقعونها، فقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى عواقب قانونية لكل من الشركة والموقع. كما ان لدى الشركات العديد من الخيارات عندما يتعلق الأمر بتعيين المفوض بالتوقيع، يعتمد الاختيار غالباً على حجم الشركة وهيكلها، منها اختيار الشركات تعيين موظف داخلي كمفوض بالتوقيع، يكون لهذا الفرد الدراية التامه بعمليات الشركة وسياساتها وإجراءاتها، مما يجعلها مناسبة تماماً لهذا الدور، كما تعمل التعيينات الداخلية أيضاً على تعزيز الولاء والثقة داخل الشركة، وفي بعض المؤسسات الكبرى يتم تعيين عدد من المفوضين بالتوقيع لتوزيع المسؤولية وتخفيف المخاطر، ويضمن هذا النهج عدم امتلاك أي فرد لسلطة مفرطة ويوفر نظاماً من الضوابط والتوازنات. إن تحديد الخيار الأفضل لتعيين المفوض بالتوقيع يبنى على عدة عوامل مختلفة خاصة بكل شركة، ومع ذلك فإن الجمع بين التعيينات الداخلية والخارجية يمكن أن يكون نهجاً فعالاً. تضمن التعيينات الداخلية أن يفهم شخص ما داخل الشركة عملياتها بشكل وثيق، في حين أن التعيينات الخارجية تجلب المعرفة المتخصصة والحياد. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود العديد من الموقّعين المعتمدين يمكن أن يعزز المساءلة ويقلل من مخاطر الأنشطة الاحتيالية، كما يعد فهم دور الموقّع المعتمد أمراً ضرورياً لأي عمل تجاري. فهو يضمن التعامل مع المستندات المهمة بشكل صحيح، وأن المعاملات ملزمة قانوناً، وأن مصالح الشركة محمية ومن خلال النظر بعناية في المسؤوليات والآثار القانونية والخيارات المتاحة، يمكن للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة عند تعيين المفوضين بالتوقيع وتمكين معاملاتهم التجارية. كما تحدد القوانين مسؤولية كل من المدير والأعضاء في الشركة، وتحدد أن كل عضو في الشركة مخول بالتصرف نيابة عن الشركة، ما لم يقرر الأعضاء خلاف ذلك. كقاعدة عامة، سيكون لكل عضو سلطة في الشركة بما يتناسب مع نسبة ملكيته في شركة ذات مسؤولية محدودة؛ ومع ذلك، لا ينطبق هذا إلا بعد التصويت بين الأعضاء على الإجراء الذي يجب أن تتخذه الشركة ذات المسؤولية المحدودة. فيما يتعلق بالشركاء، يمكن للعضو الذي لديه سلطة التصرف نيابة عن الشركة ذات المسؤولية المحدودة التوقيع على المستندات، مثل العقد، التي ستتحمل المسؤولية عن الشركة ذات المسؤولية المحدودة. بالإضافة إلى تحديد المدير يمكن لأعضاء أو مدير شركة ذات مسؤولية محدودة تعيين أي شخص لديه سلطة التوقيع ويسمى الشخص بالمفوض بالتوقيع. فلا يشترط أن يكون هذا الشخص المعين عضوًا أو مديرًا. بالنسبة للجزء الأكبر، سيقتصر تفويض السلطة هذا على حالات محددة. على سبيل المثال، قد يكون لدى الشخص المعين سلطة توقيع الشيكات، ولكن بحد أقصى مبلغ محدد وللفواتير الشهرية العادية، على عكس سلطة التوقيع العامة. وهنا نشير إلى أنه يجب على الشريك بذل العناية واتخاذ الحيطة والحذر اللازمين تجاه الشركة، حيث نصت المادة 529 من القانون المدني القطري على: الشريك أن يبذل من العناية في تدبير مصالح الشركة ما يبذل في تدبير مصالحه الخاصة، إلا إذا كان منتدباً للإدارة بأجر فلا يجوز أن ينزل في ذلك عن عناية الشخص العادي، وعليه أن يمتنع عن أي نشاط يلحق الضرر بالشركة أو يكون مخالفاً للغرض الذي أنشئت من أجله. وهنا يجوز إخراج الشريك الذي يلحق أضراراً بالشركة تبعاً لذلك، فقد نصت المادة 539 من القانون المدني القطري الصادر بالقانون رقم 22 لسنة 2004 على أنه يجوز لكل شريك أن يطلب من القضاء الحكم بفصل أي شريك يكون وجوده في الشركة قد أثار اعتراضاً على مد أجلها، أو تكون تصرفاته مما يمكن اعتباره سبباً مسوغاً لحل الشركة، أو لأية أسباب جدية أخرى، على أن تظل الشركة قائمة فيما بين الباقين. ويجوز لأي شريك، إذا كانت الشركة معينة المدة أن يطلب من القضاء إخراجه منها متى استند في ذلك إلى أسباب معقولة، وفي هذه الحالة تنحل الشركة ما لم يتفق باقي الشركاء على استمرارها... إن مما ينبغي معه الانتباه والحذر دخول الشخص في شركة مع آخر بصفة المدير المخول بالتوقيع مما تكون معه المسؤولية قائمة على عاتقه نظير أي ارتداد للشيكات الموقعة من قبله أو وجود تزوير أو غيره مما يعد جريمة، حيث إن المشاهد في أروقة المحاكم إتهام الشركاء المخولين بالتوقيع وتحملهم وزر ارتداد الشيكات وغيرها من الجرائم، وأحياناً كثيرة يتم تزوير توقيعاتهم والدخول بها في قروض بنكية، أو أي معاملات تجارية وعند التعثر في سدادها يتم الرجوع على الشريك الموقع أو المزور توقيعه وحينها يكون المجرم قد غادر البلاد ولا يُستطاع معها إثبات جرمه الواقع على الشريك المخول بالتوقيع.