الإجراءات وهدر الأوقات

في ظل ما يشهده العالم من تنافس شديد في العمل والإنتاج، وتدفق المعلومات، وما يفرضه علينا نظام العولمة من تحديات، كان لزامًا على مؤسساتنا العربية أن تخطو خطوات جادة نحو « تبسيط الإجراءات الحكومية « وتطويرها حتى نستطيع اللحاق بركب الدول المتقدمة. فالعمل الإداري الناجح هو الذي يتم إنجازه في حدود الوقت المخصص له، وفي ضوء الإطار المرسوم له، حتى يحقق الغاية المرجوة منه. ولكن ما زالت مؤسساتنا العربية تعاني من كثرة الإجراءات المعقدة والطويلة التي تَحول دون تقديم الخدمة للأفراد بشكل أسرع وأيسر، مما يؤدي إلى إهدار الوقت، وتعطيل مصالح الناس، وقلة الإنتاجية، وفقدان الثقة في المؤسسات الحكومية، وتداخل الاختصاصات، وعدم إتمام المراقبة بالشكل الجيد. لذلك يجب على مؤسساتنا في عالمنا العربي أن تقوم بهندسة الإجراءات وتطويرها من أجل توفير الوقت، والجهد، والمال، وزيادة الانتاجية، وكسب رضا العملاء، والحد من الفساد الإداري. وتبسيط الإجراءات، هي العملية التي يتم من خلالها تقديم الخدمة بشكل أكثر بساطه. ولتبسيط الإجراءات، يمكن حذف الخطوات غير الضرورية، ودمج بعض الخطوات في خطوة واحدة، والتقريب بين مكاتب الموظفين والحد من تبعثرها في عدة أماكن وذلك لتسهيل إنجاز الخدمة الواحدة للأفراد، كما يمكن ترتيب مكاتب الموظفين بحيث تكون في وضع متسلسل، وأن تكون في اتجاه واحد. ويجب إعادة النظر في النماذج القديمة المستخدمة منذ فترة طويلة، والاستعانة عنها بنماذج مختصرة وبسيطة. كذلك يمكن التخفيف من المركزية وذلك عن طريق اعطاء المستويات الإدارية الوسطى مساحة من الحرية حتى يتسنى لها إصدار القرارات وتيسير الأعمال بصورة جيدة، ولتطبيق اللامركزية لابد أن يكون هناك قيادات لديها القدرات الكافية، والكفاءة اللازمة للقيام بذلك. ومن الأساليب الحديثة التي تعتبر من أعلى صور تبسيط الإجراءات في الدوائر الحكومية، هو استخدام شبكة الانترنت، ونظام الحوسبة في الإدارات الحكومية، وظهور التطبيقات التي تتم من خلالها تقديم المعاملات مما يساعد على تسهيل العمليات، وتقديم الخدمات بصورة أسرع، وتخزين البيانات، وأرشفة الأوراق والملفات وحفظها على أجهزة الحاسوب، وسهولة تبادلها بين الإدارات المختلفة. كذلك يجب الاعتناء بمراكز الاستقبال الموجودة في الهيئات والمصالح الحكومية، التي تستقبل المواطن فور وصوله إلى الهيئة، وتقوم بتوجيه وإرشاده إلى المكتب المنوط به تقديم الخدمة. مع كل ما ذكر من آليات تقليدية وغير تقليدية مثل استخدام التطبيقات المعاصرة الا أنه ما زلنا نرى في عقلية بعض القياديين في المؤسسات العربية ميلا الى بقاء النظام معقدا وروتينياَ. لذلك فقد آن لنا الأوان أن ندرك قيمة الوقت، ونخلص أنفسنا من عبودية الروتين، وأن نتحرر من تسلط العهود البالية، وأن نتطلع إلى الانطلاق والإنجاز، وإلى مزيد من التقدم نحو مؤسسات فاعلة ورشيقة.