المراسلات الإدارية والقانونية

يقصد بالمراسلات الإدارية طريقة التواصل بين الموظفين في كافة الشركات أو المؤسسات، وهي ما يتم إرساله بين هذه الجهات المختلفة. وتهدف إلى تحقيق التواصل بين الإدارة وكافة الأقسام في المنشأة، سواء هذه المراسلة مكتوبة ورقياً أو رقمياً. خصائص المراسلات الإدارية تجب كتابة المراسلات في طرق وخصائص معينه لتتميز عن غيرها: 1. الإيجاز: يجب على المراسلات القانونية والإدارية أن تتجنب التكرار وأن تكون موضحة الموضوع الرئيسي لها (خلاصة الموضوع ). 2. الوضوح والدقة وقوة اللغة: أن تكون اللغة المكتوبة بها المراسلات واضحة وصريحة، ويعتبر الوضوح من أهم الخصائص الواجب توافرها في المراسلات الإدارية؛ المقصود أن تكون اللغة واضحة باختيار الكلمات المناسبة والبسيطة، وتكون بلغة سهلة ومتسلسلة. 3. استخدام الألفاظ التي تدل على التقدير والاحترام: يجب استخدام كافة العبارات والألقاب التي تدل على التقدير والاحترام المتبادل بين الكاتب والمستلم، واستخدام الألقاب الوظيفية.. مثال على ذلك: سعادة، أستاذ، دكتور، السيد. 4. الدقة: يجب أن تذكر جميع المعلومات بطريقة دقيقه وصحيحه. أنواع المراسلات الإدارية والقانونية: تنقسم إلى عدة أقسام: 1) المراسلات الشخصية: ويقصد بها التبادل بين موظفين اثنين. 2) المراسلات الإدارية: وهي التي تتبادل فيها الإدارة مع إدارة أخرى، أو جهة أخرى مثل إدارة وشركة. 3) المراسلات الدبلوماسية: وهي تلك المراسلات التي تتم بين ممثلين لدولتين سياسياً، وغالبا ما يغلب عليها الطابع السياسي. 4) المراسلات التجارية: وهي المراسلات التي تتم بين التجار في معاملاتهم التجارية. أهمية المراسلات الإدارية: للمراسلات الإدارية أهمية كبيرة في تطوير وتنظيم العمل وتسهيل المعاملات وطريقة التواصل بين المؤسسات والشركات وتتبين فيما يلي: 1) سهولة الاتصال بين الأقسام الإدارية للمؤسسة دون الحاجة إلى لقاء المدراء أو رؤساء الأقسام أو موظفين بشكل مباشر بمعنى تسهيل واختصار الوقت والجهد بين الإدارات والمؤسسات. 2) ثانيا تعتبر المراسلات الداخلية بين الإدارات أو الخارجية وثيقة قانونية، ولابد أن تكون موثقة من الجهة المرسلة ولابد من الرد عليها بطريقة رسمية. ماهي المواصفات العامة للرسائل الإدارية أولا: الاهتمام بنوع الورق المستخدم عند الكتابة، وفي الطباعة تكون الكتابة على الحاسب الآلي. ثانيا: الاهتمام بالمسافات، أي ترك المسافات بين الجمل والكلمات والفقرات. ثالثا: الاهتمام بنوع الخط وتنسيق الهوامش حتى تساعد على حفظ الرسالة في الملفات والسجلات الإدارية. وأخيراً واختصاراً لموضوع المراسلات الإدارية و القانونية المراسلات الإدارية هي وثائق قانونية ولابد من الاعتناء بها والحرص عليها وحفظها وأرشفتها، ولابد من توثيقها والرد عليها بطريقة رسمية، لأن هذه المراسلات تعتبر الوثائق الإدارية للجهة، وتعتبر أهم المراجع الهامة التي يمكن الرجوع إليها في جميع الحالات، سواء بطلبها أو الاستجواب أو التأكد من مراقبة خطة العمل وطريقة سيره، وهي أيضا وثيقة (محرر رسمي) في حال نشوء خلاف للمحاكم. باحث قانوني