إتقان الاجتماعات

يقال "ليس هناك شيء سحري يمكن أن يحدث إذا وضعت عدداً من الأشخاص في مجموعة، فإنك إذا وضعت أشخاصاً يتصفون بالجهل معاً، فلن تحصل إلا على جهل مركب". " في شركة إنتل، تتضمن أجندة الاجتماع معلومات عن أهم الموضوعات التي سيتناولها الاجتماع، ومن سيوجه مراحل النقاش المختلفة، والمدة التي ستستغرقها كل نقطة، وما هي النتائج المتوقعة، هكذا يحكي ميشيل نيلي مارتينز عن تجربته مع اجتماعات العمل في شركة إنتل لتقنيات الحاسب الآلي". وهناك انتقادات موجهة للاجتماعات في المؤسسات عندنا حول أعضائها وطريقة إدارتها، والمدة التي يستغرقها وما ينتج عنها بعد ذلك. لقد أصبحت الاجتماعات لها أسسها وقواعدها ومهاراتها وفنونها في عالم المؤسسية، لجعلها أكثر نجاحاً سواء قبل وأثناء وبعد الاجتماع. إن الاجتماعات التي تعقد في مؤسساتنا تحتاج إلى إعادة نظر وغربلة وتمحيص وتوجه جديد وتهيئة مناخ صحي من جميع النواحي من حيث: — ? الاختيار الأفضل للأعضاء. ? مشاركة الجميع بالإنتاجية. ? الاستعداد الجيد للاجتماع. ? السيطرة على مجريات الأمور أثناء الاجتماع. فالاجتماعات الحالية إلا ما رحم الله يطلق عليها "مضيعة للأوقات"؛ "مجالس" من حيث: ? ضعف التنظيم والتخطيط لها. ? ضعف القدرة على السيطرة في بعض المواقف. ? قلة الإنتاجية. ? الاتكالية على الغير. ? كثرة المناقشات الخارجة عن إطار الاجتماع. ? ضعف المبادرة بتحمل المسؤوليات، وغير ذلك من مضيعات الاجتماعات. والعهدة على الراوي يقول إن "التأخر 10 دقائق عن اجتماع رسمي.. خطأ لا يغتفر في اليابان"، أما نحن فإذا تأخر الاجتماع أو العضو أو لم يحضر أو لم يعتذر فسيان، إلا ما رحم الله. فالجميع عليه أن يتحمل المسؤولية التي أسندت إليه لبناء مؤسسات تنظيمية واعية فاعلة تدرك وتحسن فقه وإتقان إدارة الاجتماعات التي تعقدها، ليست للمصالح الشخصية لرؤساء الاجتماعات ولا لأعضائها، ولا انتصار رأي على حساب رأي. وإنما هي لمصلحة العمل والصالح العام الذي ينتظر من هذه المؤسسة أو تلك المزيد والمزيد من الإنتاجية والعطاء الملموس لصالح الجميع دون استثناء، ولا ننسى رؤية قطر 2030 فهي تحتاج منا الكثير. "ومضة" (عندما تكون الاجتماعات مثمرة وفاعلة.. ستكون النتائج طيبة ومرضية، ورحلة العمل المؤسسي ستكون ممتعة إلى حدٍ كبير). "أخي الإداري الكريم لا يوجد فقر اقتصادي ولكن يوجد فقر مؤسسي وثقافة مؤسسية".