الأرشيف بالوزارات الحكومية

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة فى مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وأدى التزايد الهائل فى كمية المعلومات وانفجار ثورة المعلومات من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها.حيث ان التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من الوزارات والمؤسسات دخول عالم الالكترونيات من أوسع أبوابه من أجل اجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما فى ذلك الأرشيف الذى مر بتطورات كثيرة من الصلصال الى الورق وأخيرا الى الالكتروني، وبالرغم من هذا التحول الكبير بالتكنولوجيا الا ان بعض الوزارات الحكومية بدولة قطر لم تتجه الى الأرشيف الالكترونى وما زالت تستخدم الأرشيف الورقى رغم الميزانيات الهائلة التى ترصدها الدولة.ورغم تزايد عدد الوثائق فى الوزارات الحكومية بمعدل 25 % سنوياً وزيادة تكاليف أماكن الحفظ بمعدل 12 % سنوياً، والاحتياج الى مساحات كبيرة لحفظ الملفات وأيضاً ضياع الوقت والجهد لاسترجاع المعلومات وعرضها لضياع الملفات وتلفها وسرقتها.لذا يجب أن تتوجه الوزارات الحكومية التى مازالت تستخدم نظام الأرشفة التقليدية الى استبدالها بنظام الأرشفة الالكتروني، وذلك لتمتع نظام الأرشفة الالكترونى بمميزات حيثالاستغناء عن الأرشيف الورقى وأكوام المعاملات والملفات، وربط أجزاء الوزارات الحكومية فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وسهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع الوزارات أو خارج نطاق الوزارة، وسهولة الوصول للوثائق الالكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق، ومراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل الوزارة، وتعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة الكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق.لذا يجب على الوزارات الحكومية أن ترافق التطور التكنولوجي، ويفترض عليها أيضاً أخذ كل التدابير لحفظ البيانات الالكترونية وحمايتها من الاتلاف، ويجب تحديد سياسة واضحة لادارة الارشيف الالكترونى لتبقى البيانات الرقمية جاهزة فى كل وقت للاستخدام والاسترجاع فى العمل اليومي، ومحفوظة فى أحسن الظروف لتتحول مع مرور السنين الى ذاكرة تاريخية نسلمها "كاملة" للأجيال الصاعدة.